我们为什么要关注工作流?

研究表明，有52％的企业从不或很少衡量其业务流程的成功或失败，而余下的企业仍然有59％的企业并没有计划来分析、设计或管理这些流程。事实上我们发现，良好地理解和管理业务流程是企业长寿的关键，如果没有良好管理的工作流程，就无法真正优化流程。

实际上，工作流管理可以微观整个企业的成功与失败背后的原因。 但是，什么是工作流管理呢？ 它与业务流程管理有何不同？ 您怎么知道工作流程是否存在问题而导致工作无法推进，无法成功呢？

除了明显的故障之外，要发现工作流中的有问题的节点并不容易。 但是，通过了解优质的工作流程是什么样的，我们就可以从整个公司中受益。

如果您不确定良好的工作流程是什么样子，那么请参考以下几个基本点。

因此，工作流管理是企业战略性实现目标的方式。它概述了在可重复的基础上完成特定结果所需的任何任务，人员和资源（不要与项目管理混淆，后者涉及与单个项目有关的任务）。没有它，复杂的项目会变得不堪重负，从而导致压力增加，团队混乱，工作质量下降甚至引发企业的灾难。

工作流管理通常与术语业务流程管理（BPM）互换使用，但有所不同。 BPM专注于改善整个业务流程（从整体上看），以提高企业的效率。这可以包括记录和分析过程，以发现每个工作流中的任何速度下降或杂乱的迹象。如果我们把公路上行驶的汽车看作工作流的话，BPM相当于一个交通控制中心，工作流是BPM的一部分，而BPM总体目标是监视整个交通模式并优化道路本身，以获得更好的旅行体验。

虽然两者相似，并且可以并行工作以提高企业的效率，但两者各有千秋。就实现日常目标而言，工作流管理是BPM流程中必不可少的部分，它可以帮助企业平稳运行。

良好的工作流程与不良的工作流程

如果你觉得已经有一个完成任务和达成目标的良好系统，但我们仍然有很多理由去重新考虑工作流程以确保其完全优化。

真正优化的工作流程将：

?确定并删除导致速度变慢的不必要的步骤和过程

?将适当的任务分配给具有适当技能的人员，以提高工作质量

?允许管理层专注于战略业务活动（BPM），而不必担心截止日期

?提供完成任务的顺序（时间顺序）

?使员工常规执行的某些决策和流程自动化（节省时间）

?减少文书工作和其他沟通负担（减少电子邮件，备忘录，会议等）

?鼓励部门之间的合作

?跟踪进度并评估绩效

?保留先前流程的记录，并使将来的流程可重复

?消除决策疲劳

通常，您的工作流程还应在问题发生之前为您提供解决方案。理想情况下，您的计划回答诸如“谁被分配给此任务的人”之类的问题。 “如果无法使用该怎么办？” “还应该通知谁？”和“错过此操作后会发生什么？”等等。

另一方面，如果工作流程的优化不佳（或没有工作流程），则会在出现问题时增加事件、项目失败的风险，并且需要更多的人工工作才能完成相同的任务。

例如，财务部门的工作流程不佳可能会出现如下情况：

?员工A收到发票并以PDF格式扫描发票

?员工A通过电子邮件将PDF发送给财务部门的员工B

?员工B通过电子邮件向员工A确认已收到

?员工B打印发票并手动填写相关信息或表格

?员工B将发票重新扫描为PDF，并保存版本以保存记录

?员工B将付款发送给适当的供应商

?员工B将交易输入应付帐款系统

当任务完成时，所有参与者的流程都很耗时。如果错过了某个步骤，则可能会延迟甚至完全忘记向供应商付款。

当使用适当的工作流程管理将产生更好的结果：

?员工A收到发票并将其直接扫描到应付账款中

?如果需要批准，发票将自动处理或向员工B发出警报

?员工B以数字方式批准发票

?付款被发送给卖方，交易记录自动保存

?借助工作流管理，无需人工（无需打印，扫描等），并且最繁琐的任务实现了自动化，从而为所有参与人员节省了时间和精力。

为什么工作流程对您的业务很重要？

不幸的是，许多企业的工作流程问题被忽视。这可能是由于无知——管理者根本不知道有更好的方法；或者是因为惯性——认为“这么工作就是最好的，一成不变最不会犯错。”

但是，工作流管理旨在帮助企业产生真实的结果。它可以帮助领导者随时了解其企业中正在发生的事情，洞悉这些问题后可以通过自动化改进，而避免了无头绪、昂贵的实践，并可以为成功提供可衡量的结果。

工作流还可以帮助企业专注于更重要的任务，例如客户服务，聘请顶尖人才或改善核心产品或服务。您不必为了完成最简单的任务而浪费时间

如果不确定是否存在工作流程问题，我们还可以考虑以下事项：

?评估公司中未记录任何当前工作流程

?列出员工和客户与这些工作流程相关的最大诉求

?列出为解决企业问题所需技术愿望列表

?确定工作流程导致严重的速度减慢，延迟或其他问题的区域

?获取员工或客户的反馈，以帮助确定可能存在工作流程问题的范围

如果有重复任务、时间紧迫、沟通失误、目标未实现、交付成果未完成或质量较差或项目延迟的迹象，则表明工作流程不良（或缺失）。

确保与参与每项任务的团队成员交谈，以帮助确定任何主要问题，并在“当前工作流”中收集尽可能多的数据，以帮助定义对未来的工作流。

最后的想法

虽然没有合适一个通用的解决方案去适应所有企业的工作流程，但一般而言，积极的工作流程将简化流程消除冗余、减少错误并帮助的员工快速高效地完成任务。

如果您发现运营中遇到瓶颈，或者持续遇到重大（甚至较小）挫折，则可能表示工作流程不佳。确定问题后，便可以开始寻找并实施正确的解决方案完善工作流。